WPISANIE ZAGRANICZNEGO AKTU DO POLSKIEJ KSIĘGI STANU CYWILNEGO (TRANSKRYPCJA AKTU)

---

Wymagane dokumenty

• wniosek o wpisanie zagranicznego aktu:
  • urodzenia (do pobrania tutaj  lub ),
  • małżeństwa (do pobrania tutaj   lub ),
  • zgonu (do pobrania tutaj   lub ),
• oryginał odpisu aktu stanu cywilnego sporządzony przez zagraniczny USC,
• urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego lub polskiego Konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),
• oryginał dowodu wniesienia należnej opłaty skarbowej,
• dowód osobisty osoby zgłaszającej wniosek – do wglądu,
• pełnomocnictwo – w przypadku zgłoszenia przez pełnomocnika.

Uwaga:
Jeżeli zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego jest kserokopią, musi być uwierzytelniony przez organ, który go wydał lub przez polskiego Konsula.

---

Komórka organizacyjna

Urząd Stanu Cywilnego, ul. Mickiewicza 28/30, parter, pok. 5, tel. 56 45 10 371 w poniedziałek, środę, czwartek w godz. 7.30 – 15.30, we wtorek w godz. 7.30 – 17.00, w piątek w godz. 7.00 – 13.30.

---

Opłaty

Opłata skarbowa w wysokości 50,00 zł za odpis zupełny wydawany po wpisaniu zagranicznego aktu do rejestru.
Opłata skarbowa od złożonego dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa dla osoby załatwiającej sprawę (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu) – 17,00 zł.

Opłatę skarbową można uiścić:

• w kasie Urzędu ul. Ratuszowa 1 - poniedziałek, środa, czwartek w godz. 7.30 – 15.00, wtorek w godz. 7.30 – 16.30, piątek w godz. 7.00 – 13.00,
• przelewem na konto Urzędu Miejskiego Wydział Finansowy, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, PKO BP 80 1020 5040 0000 6802 0085 9595 z zaznaczeniem tytułu wpłaty: opłata za wpisanie wzmianki,

• w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego – płatności przy stanowisku obsługi wyłącznie bezgotówkowe  (karta płatnicza lub BLIK) poniedziałek, środa, czwartek w godz. 7.30 – 15.00, wtorek w godz. 7.30 – 16.30, piątek w godz. 7.00 – 13.00.

---

Termin i sposób realizacji

Do miesiąca, w sprawach szczególnie skomplikowanych do 2 miesięcy.

---

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 594 z późn. zm.) art. 2, art. 22, art. 31, art.104, art. 105, art. 106, art. 107,
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 1691),
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r., poz. 1154 z późn. zm.).

---

Tryb odwoławczy

Odwołanie w sprawie odmowy wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg rozpatruje Wojewoda Kujawsko-Pomorski za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Grudziądzu.

---

Dodatkowe informacje, uwagi

• Ważne! Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
• Z wnioskiem o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w kraju.
• Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.Wniosek można również złożyć przez pełnomocnika (wzór pełnomocnictwa do pobrania tutaj lub ).
• Kierownik USC dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie.
  Ważne! Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
• Jeżeli obywatel polski zawierający małżeństwo w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego nie złożył oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, może je złożyć wraz z wnioskiem o wpisanie aktu małżeństwa do rejestru stanu cywilnego, a gdy małżeństwo zawierali obywatele polscy, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
• Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek o transkrypcję aktu za pośrednictwem polskiego Konsula lub pełnomocnika.
• Uwaga: zagraniczny akt stanu cywilnego nie zawierający wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki akt podlega uzupełnieniu na wniosek Wnioskodawcy.
• Jeżeli zagraniczny akt stanu cywilnego zawiera omyłki pisarskie, Kierownik USC może, po wpisaniu aktu do rejestru stanu cywilnego, dokonać ich sprostowania na wniosek Wnioskodawcy.
• Podstawą uzupełnienia lub sprostowania aktu będą wcześniejsze akty stanu cywilnego osób, których akt dotyczy lub akty stanu cywilnego wstępnych.
• Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w USC wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski. Urzędowego tłumaczenia może dokonać:
  • tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości),
  • tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
  • polski Konsul.
• Kierownik USC odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:
  • dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości, co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
  • zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
  • byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
• Dokumenty podlegające wpisaniu do rejestru stanu cywilnego powinny być opatrzone w urzędowe poświadczenie.
  Formy poświadczenia:
• Legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego Konsula (obowiązkowo kraje, które nie są stronami Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 5 października 1961 r. (Dz.U. z 2005 r. Nr 112 poz. 938).
• Apostille, – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które są stroną Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

05.03.2026