UZYSKANIE ODPISU AKTU STANU CYWILNEGO

---

Wymagane dokumenty

• wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (do pobrania tutaj lub ),
• oryginał dowodu zapłaty opłaty skarbowej,
• dokument tożsamości – do wglądu przy osobistym odbiorze odpisu aktu stanu cywilnego,
• pełnomocnictwo do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego od osoby uprawnionej (wzór pełnomocnictwa do pobrania tutaj  lub ),
• prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku, gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny,
• w przypadku innych osób - dokument potwierdzający interes prawny.

---

Komórka organizacyjna

Urząd Stanu Cywilnego, ul. Mickiewicza 28/30, parter, pok. 3, tel. 56 45 10 372/472 poniedziałek, środa, czwartek w godz. 7.30 – 15.30, wtorek w godz. 7.30 – 17.00, piątek w godz. 7.00 – 13.30.

---

Opłaty

Opłata skarbowa w wysokości:

• 22,00 zł za odpis skrócony i wielojęzyczny,
• 33,00 zł za odpis zupełny,
• 24,00 zł za zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.

Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo, gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

Opłatę skarbową można uiścić:

• w kasie Urzędu ul. Ratuszowa 1 - poniedziałek, środa, czwartek w godz. 7.30 – 15.00, wtorek w godz. 7.30 – 16.30, piątek w godz. 7.00 – 13.00,
• przelewem na konto Urzędu Miejskiego Wydział Finansowy, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, PKO BP 80 1020 5040 0000 6802 0085 9595 z zaznaczeniem tytułu wpłaty,

• w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego – płatności przy stanowisku obsługi wyłącznie bezgotówkowe  (karta płatnicza lub BLIK) poniedziałek, środa, czwartek w godz. 7.30 – 15.00, wtorek w godz. 7.30 – 16.30, piątek w godz. 7.00 – 13.00.

---

Termin i sposób realizacji

• Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do Kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Grudziądzu) wydanie odpisu następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
• Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do Kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
• Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

---

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U, z 2025 r. poz. 594 z późn. zm.) - art. 44, 45, 51, 125 ust. 3 i 4,
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1023),
• Konwencja Nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 08 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735),
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691),
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1154 z późn. zm.),
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.).

---

Tryb odwoławczy

Odwołanie w sprawie odmowy wydania odpisu aktu stanu cywilnego rozpatruje Wojewoda Kujawsko-Pomorski w Bydgoszczy. Odwołanie kieruje się do Wojewody za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Grudziądzu. Termin odwołania: 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

---

Dodatkowe informacje, uwagi

• Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (od 1 marca 2015 r.) składa się do dowolnie wybranego Kierownika USC w Polsce.
• Z rejestru stanu cywilnego wydaje się odpisy zupełne i skrócone, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych danych dotyczących wskazanej osoby.
• Odpis zupełny aktu stanu cywilnego stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych.
• Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.
• Odpisy z aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się na wniosek:
  • osoby, której akt dotyczy,
  • wstępnych (rodzice, dziadkowie) lub zstępnych (dzieci, wnuki),
  • rodzeństwa,
  • małżonka,
  • przedstawiciela ustawowego, opiekuna,
  • osoby, która wykaże interes prawny,
  • sądu, prokuratury, organizacji społecznej, organu administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.
• Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego może złożyć przez pełnomocnika (wzór pełnomocnictwa do pobrania tutaj  lub ).
• Jeśli posiadasz profil zaufany lub e-dowód wniosek możesz złożyć przez internet. Więcej informacji na stronie www.gov.pl – Usługi dla obywatela – Zaświadczenia i odpisy. 
• Od 1 stycznia 2026 r. tę sprawę załatwisz za pośrednictwem e-Doręczeń.
• Informujemy, że dokument w formie elektronicznej może być wykorzystany wyłącznie w systemach informatycznych instytucji, do których jest przekazywany. Wydruk takiego odpisu nie jest dokumentem urzędowym.
• W niektórych przypadkach odpis aktu oraz zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby może zostać wydane automatycznie. System wygeneruje dokument bezpośrednio z rejestru państwowego, a potem prześle je na twoją skrzynkę do e-Doręczeń. Będzie to możliwe, jeśli składasz wniosek o odpis aktu lub zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych, które dotyczą: twoich danych, danych twoich dzieci lub rodziców, danych twojego małżonka. We wniosku należy wybrać: odbiór na skrzynkę do e-Doręczeń.
  W trakcie wypełniania wniosku system potwierdzi, że są spełnione inne warunki, które pozwolą na automatyczne wydanie odpisu/zaświadczenia. Na przykład, że akt stanu cywilnego jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego.
  Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych wskazanej osoby wydane bezpośrednio z rejestru jest bezpłatne.
  Zaświadczenie przesłane na skrzynkę do e-Doręczeń to dokument elektroniczny XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.

• Akty stanu cywilnego Kierownik danego USC przechowuje przez okres:
  • 100 lat – akty urodzenia,
  • 80 lat – akty małżeństwa,
  • 80 lat – akty zgonu.

Po upływie okresów, o których mowa powyżej, akty stanu cywilnego Kierownik USC przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.
Po upływie wskazanych okresów, a przed przekazaniem aktów do archiwum państwowego ich udostępnianie następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

• Uwaga! Od 1 marca 2015 roku Rejestr Stanu Cywilnego jest prowadzony w ogólnopolskim systemie teleinformatycznym. Z uwagi na fakt, iż aplikacja informatyczna nadal jest modyfikowana, w czasie obsługi Klientów mogą wystąpić utrudnienia niezależne od tutejszego urzędu.

05.03.2026