ODTWORZENIE AKTU STANU CYWILNEGO

---

Wymagane dokumenty

• wniosek o odtworzenie aktu urodzenia (do pobrania tutaj lub ),
• wniosek o odtworzenie aktu małżeństwa (do pobrania tutaj  lub ),
• wniosek o odtworzenie aktu zgonu (do pobrania tutaj   lub )

I. ZAGRANICZNEGO AKTU STANU CYWILNEGO

• wniosek o odtworzenie aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu,
• oryginał dokumentu potwierdzającego zdarzenie lub jego uwierzytelniona kopia,
• urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski przez tłumacza przysięgłego lub polskiego Konsula,
• oryginał dowodu wniesienia należnej opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia,
• dokument tożsamości osoby zgłaszającej wniosek – do wglądu.

II. KRAJOWEGO AKTU STANU CYWILNEGO, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego

• wniosek o odtworzenie treści aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu, z oświadczeniem strony, że uprzednio nie występowała z wnioskiem o odtworzenie,
• dokument zawierający dane wymagane do odtworzenia treści aktu stanu cywilnego (np. odpis zupełny aktu stanu cywilnego) – dokument taki nie jest wymagany, gdy Kierownik sam jest w posiadaniu dokumentów umożliwiających odtworzenie aktu stanu cywilnego,
• zaświadczenie z USC, w którym akt powinien się znajdować, stwierdzający zniszczenie lub zaginięcie całości lub części księgi stanu cywilnego,
• oryginał dowodu wniesienia należnej opłaty skarbowej w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia,
• dokument tożsamości osoby zgłaszającej wniosek – do wglądu.

 

---

Komórka organizacyjna

Urząd Stanu Cywilnego, ul. Mickiewicza 28/30, parter, pok. 5, tel. 56 45 10 371 w poniedziałek, środę, czwartek w godz. 7.30 – 15.30, we wtorek w godz. 7.30 – 17.00, w piątek w godz. 7.00 – 13.30.

---

Opłaty

Opłata skarbowa w wysokości 39 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu odtworzenia.
Opłatę skarbową można uiścić:

• w kasie Urzędu ul. Mickiewicza 28/30, parter, pok. 6,
• przelewem na konto Urzędu Miejskiego Wydział Finansowy ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, PKO BP 80 1020 5040 0000 6802 0085 9595 z zaznaczeniem tytułu wpłaty: „opłata za odtworzenie aktu stanu cywilnego”.

---

Termin i sposób realizacji

Do miesiąca, w sprawach szczególnie skomplikowanych do 2 miesięcy.

---

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 463) art. 2, art. 22, art. 31, art. 109, art. 110, art. 111, art. 112, art. 133,
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256),
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 1000).

---

Tryb odwoławczy

Odwołanie w sprawie odmowy odtworzenia aktu stanu cywilnego rozpatruje Wojewoda Kujawsko-Pomorski w Bydgoszczy za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Grudziądzu.
Termin odwołania: 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

---

Dodatkowe informacje, uwagi

I. ZAGRANICZNEGO AKTU STANU CYWILNEGO:

• Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami. Przesłanki:
  • wystąpienie zdarzenia za granicą,
  • zarejestrowanie zdarzenia we właściwym urzędzie rejestracji stanu cywilnego,
  • niemożliwość uzyskania dokumentu stanowiącego akt stanu cywilnego w formie odpisu lub poważne trudności związane z jego uzyskaniem.
• Nie można odtworzyć aktu stanu cywilnego, jeżeli zdarzenie nastąpiło za granicą, ale akt nie został zarejestrowany, w ogóle nie istniał.
• Z wnioskiem o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego Kierownika USC w kraju.
• Kierownik USC odmawia dokonania odtworzenia, jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie lub potwierdza on zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, lub odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
• Wniosek może złożyć: osoba, której akt dotyczy, wstępni (rodzice, dziadkowie), zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo, małżonek (wzór pełnomocnictwa do pobrania tutaj lub ).
• Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o odtworzenie treści, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
• Jeżeli obywatel polski zawierający małżeństwo w zagranicznym USC nie złożył oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, może je złożyć wraz z wnioskiem o odtworzenie treści aktu małżeństwa do polskiej księgi małżeństw, a gdy małżeństwo zawierali obywatele polscy, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
• Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek za pośrednictwem polskiego Konsula.
• Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w USC wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski. Urzędowego tłumaczenia może dokonać:
  • tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości),
  • tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
  • polski Konsul.

II. KRAJOWEGO AKTU STANU CYWILNEGO, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego:

• Wniosek o odtworzenie aktu stanu cywilnego może złożyć: osoba, której akt dotyczy, wstępni (rodzice, dziadkowie), zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo, małżonek, osoba, która wykaże w tym interes prawny (wzór pełnomocnictwa do pobrania tutaj  lub ).
• Z wnioskiem o odtworzenie aktu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego Kierownika USC w kraju a odtworzenia dokonuje Kierownik USC, który sporządził akt stanu cywilnego lub jest właściwy do przechowywania księgi, w której akt był sporządzony.
• Osoby mieszkające za granicą mogą złożyć wniosek za pośrednictwem polskiego Konsula za granicą.
• Kierownik USC odmawia dokonania odtworzenia, jeżeli na podstawie przedłożonych i posiadanych dokumentów, nie może ustalić, czy zdarzenie faktycznie nastąpiło, lub jeżeli przedłożony dokument wywołuje wątpliwości, co do jego autentyczności.
• W sytuacji braku dokumentów koniecznych do odtworzenia aktu stanu cywilnego potwierdzających jego sporządzenie możliwe jest ustalenie treści aktu w sądowym postępowaniu nieprocesowym. 

23.06.2020